2024年より、Let’リハ！ではDRIVEBOSSの送迎計画自動作成システムを導入しております。本格導入して約一年経った今だからこそ感じる、DRIVEBOSS導入後の変化や今後の活用法などについて、Let’リハ！スタッフ2名にインタビューいたしました。

DRIVEBOSSとは？

使用している主な機能は以下となっております

イオンモール熊本店店長が語る、DRIVEBOSS導入の経緯と変化

ー藤森さんはDRIVEBOSSのデモ段階から携わっていると伺っております。どのような経緯で導入に至ったのでしょうか？

以前までは、電子カルテシステムのサービスの一部としてある送迎管理にて、送迎計画を作成していました。操作面や機能面で実用性に欠ける部分があり、送迎計画作成に時間がかかってしまうことで担当スタッフの負担となっておりました。そういった点を改善し送迎計画作成の効率化や、ミスや漏れをなくすためのリスク管理、安全運転意識を高める安全管理を目的として、今回のDRIVEBOSS導入にいたりました。

ー実際に、デモ期間を終えて本格導入となった決め手はなんだったのでしょうか？

やはり、時間を短縮することができて、誰でも作成や調整を行えるという点ですね。また、スタッフが初めて行くところでもどのように行けばよいかを教えてくれて、安全性やリスク管理という点においてとても魅力的に感じました。事前に道を確認出来ることで心理的な焦りがなくなったり、急加速を教えてくれることで意識して運転したり、そういった小さな変化が安全運転への第一歩だと思います。経験のあるスタッフがこちらのルートの方が良いと知っている場合には、その道を学習してくれる機能もあるんですよ！

ールートの学習もしてくれるとは！素晴らしいシステムですね。では、導入後は現場に変化等はありましたか？

1時間ほどかかっていた送迎計画作成が、20分～30分ほどで終わるようになりました。また、以前より多くのスタッフが操作できるようになったため、一人の負担が減ったかなと感じます。また、個人情報の保護という観点では、紙ベースだったのがスマートフォンで確認できることで、個人情報流出のリスクを減らすことができていると思います。以前は、お迎えに行ったご利用者様が不在で、電話番号が分からず困ってしまうというような事例もございましたが、いまのDRIVEBOSSでは、電話番号が登録されているので、すぐに連絡することが可能となりました。また、初回お試し利用の方に対しても、簡単にお迎えのルートをご確認いただけるなど、想像していた以上に良い変化が起こっています。

ー他の施設にDRIVEBOSSをおすすめするとしたら、どういった点をアピールしますか？

私たちの店舗では、DRIVEBOSS導入後お迎え漏れは一度も生じていません。ミスを減らすことで、それらの対応を行っていた時間を他のご利用者様に割くことができるようになりました。はじめは機器を使うことに慣れないかもしれませんが、DRIVEBOSSはすごく入りやすく分かりやすいシステムです。同じようなお悩みを抱えている施設の方であれば、業務効率が上がることは間違いありません。ぜひ一度、試してみてほしいです。

熊本北店長が考える、DRIVEBOSS今後の活用

ーDRIVEBOSS導入までに、課題に感じていた点を教えてください

送迎表の作成が属人化してしまっていた、かつ時間がかかっていた点ですね。以前利用していた電子カルテシステム内にある送迎管理サービスでは、送迎表作成がスムーズにいかず、エクセルファイルで管理していたのですが、それも限られた数名でしか編集することができませんでした。また、エクセルファイルで編集した後も、印刷してその後手書きで修正するなど、時間も手間もとてもかかっていました。

ーDRIVEBOSS導入した後の変化を教えてください

先ほどお話しした、送迎表の属人化や時間効率については、DRIVEBOSS導入で大きく変化しました。以前のシステムでは特定の1～2人しか送迎表を作成できなかったのですが、今では5～6人が作成や編集を行えるようになりました。それによって、作成途中での引継ぎなどもできるようになり、属人化の解消や作業の効率化に繋がりました。また、1時間ほどかかっていた作成時間も、チェックなどの時間も合わせて20～30分ほどに短縮しました。ご利用者様の数が多い熊本北店にとっては、送迎表作成は大きな負担となってしまっていたので、それだけでもDRIVEBOSSを導入してよかったと感じましたね。さらに、運転支援という点ににおいても個別に安全運転について評価を実施してくれたり、初めて行く道でも詳しくナビを行ってくれたり、機能的にも精神的にもとても助かっています。

ーチェックはどのような点を確認していますか？

DRIVEBOSSにも入力や条件設定は出来るのですが、車椅子や歩行器の有無・氏名・電話番号・曜日/時間などを紙に出して確認しています。操作している時にエラーが出るなど、基本的には自動で間違いを防ぐようになっているので、チェック自体もとても楽になりました。ただ、データを入力するのは人なので、ミスや漏れを防ぐために最終的なダブルチェックは実施しています。

ー今後はどのように活用していきたいですか？

まずは、送迎表を作ることができる人数を増やしていきたいと考えています。今でも以前に比べるととても多くなりましたが、「だれでも」操作できる状態を目指しています。パソコン操作が苦手という方もいらっしゃいますが、頑張って慣れていっていただきたいです。DRIVEBOSSは全店舗で導入を開始しました。それには、店舗の異動や急な欠員による臨時フォローが必要になった場合でも、同じシステムを使うことで、すぐに対応できるようにといった、意図があります。どこに行ってもDRIVEBOSSを活用できるよう、まずは熊本北店のメンバーから「だれでも」使えるように、していきたいと考えております。

インタビューに同席していたLet’リハ！の管理者は、「初めのコストがかかっても、スタッフの負担を減らすためにDRIVEBOSSを導入すべきだと感じた」と話していました。業務効率化はもちろんですが、それによってスタッフの身体的・精神的負担が軽減されたDRIVEBOSS導入は、成功だったといえるでしょう。現在は、生産性向上のためにスマホインカムの導入も検討中です。今後も、様々な新しい取り組みに挑戦していきたいと考えております。

パナソニック カーエレクトロニクス株式会社HPにて、桜十字のDRIVEBOSS導入事例インタビューが公開されております。ぜひご覧ください。